Zorganizowanie imprezy plenerowej wymaga od jego organizatorów zapewnienie odpowiedniego zaplecza odpowiedzialnego za bezpieczeństwo. Chodzi tu nie tylko o zgłoszenie owych danych do odpowiednich organów, aby zapewnić bezpieczeństwo pod kątem przeciwpożarowym czy medycznym. W przypadku masowych imprez plenerowych wymaga się także zatrudnienia osób, odpowiedzialnych za porządek i bezpieczeństwo. Mimo iż w zdecydowanej większości przypadków, podczas imprez plenerowych nie dochodzi do sytuacji, w których konieczna byłaby ewakuacja poszczególnych jej uczestników, należy pamiętać, że obowiązkiem organizatora jest wyznaczenie także dróg ewakuacyjnych.
Bezpieczeństwo podstawą udanej zabawy
Bezpieczna zabawa to udana zabawa, dlatego nad przebiegiem każdej imprezy plenerowej stać powinien sztab osób, które pieczołowicie przygotowały zaplecze danej imprezy. Sam wybór odpowiedniego miejsca, które pomieści przewidywaną liczbę gości, niekiedy może być kwestią problematyczną. Bardzo często przygotowanie odpowiedniego miejsca na imprezę plenerową wiąże się z tygodniami prac osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo, które w porozumieniu ze strażą pożarną i służbami porządkowymi przygotowują miejsce na imprezę plenerową. Ważne jest, aby było ono dokładnie sprawdzone przed przewidzianym terminem organizowanej imprezy.
Przebieg drogi ewakuacyjnej
Imprezy plenerowe bardzo często organizowane są w miejscach, które na co dzień posiadają przygotowany plan ewakuacji. Dzięki temu organizatorzy nie muszą tworzyć nowych ciągów komunikacyjnych, które ze względu bezpieczeństwa, konsultowane powinny być ze strażą pożarną. W przypadku organizacji imprezy w miejscu, która posiada aktualną drogę ewakuacyjną, wystarczy umieścić gotową drogę ewakuacji w wygodnych, a przede wszystkim widocznych miejscach. Bardzo ważne jest nie tylko przedstawienie samego planu, ale także zastosowanie stosownych oznaczeń, które widoczne będą nie tylko w dzień, ale także po zmroku. Coraz częściej imprezy plenerowe są jednak organizowane w miejscach, takich jak ogrody, parki czy polany. W takim przypadku niezbędne jest przygotowanie dokładnego przebiegu tymczasowej drogi ewakuacyjnej.
Płyty drogowe, a droga ewakuacyjna
Droga ewakuacyjna w przypadku organizacji imprezy plenerowej wykonana musi być z zastrzeżeniem wszelkich uwag straży pożarnej. Zazwyczaj w tym celu stosuje się drogę tymczasową, która na potrzeby imprezy, wykonana może być zarówno z materiałów wymagających ubicia, takich jak kamień czy żwir, bądź specjalnych płyt drogowych. Płyty drogowe w tym przypadku sprawdzają się znacznie lepiej. Co prawda do ich ułożenia wymagane jest użycie specjalnego sprzętu umożliwiającego ułożenie poszczególnych modułów, z jakich składa się droga tymczasowa. Płyty drogowe, w odróżnieniu od żwiru, wykorzystane mogą być wielokrotnie, przez co wiele firm oferuje możliwość ich wypożyczenia. Znacząco zmniejsza to koszty stworzenia drogi ewakuacyjnej oraz ułatwia jej demontaż po zakończonej imprezie.